图书馆学术报告厅（以下简称“报告厅”）是学院重要的学术交流活动场所，为加强报告厅管理，保证报告厅规范有效使用，特制定本管理办法。
一、使用权限
（一）报告厅由院图书馆统一管理，并负责报告厅的使用管理，未经图书馆许可，任何部门和个人不得擅自使用。
（二）报告厅实行提前预约制度，使用单位（部门）需提前填写登记表，说明使用事由、时间、人数、联系电话等，经登记批准后方可使用。
二、使用范围
（一）学院组织召开的全院性重要会议。
（二）学院组织的学术报告、专题讲座、培训等学术交流活动。
（三）学院图书馆举办知识讲座、学术报告等活动。
（四）学院各部门举行的学术交流、会议、培训等。
三、设施、规模
（一）报告厅内有多媒体设施、音响、LED显示屏等，功能齐全。
（二）内设108个座位，并配有长桌。
（三）报告厅内提供无线网服务。
四、申请程序
（一）凡申请使用报告厅的单位（部门），须从图书馆网站“规章制度”栏下载并按照要求填写“使用申请表”。经申请方所在单位领导签字确认并加盖公章。
（二）借用单位必须提前一周提出使用申请。经图书馆馆长批准后，持申请表到图书馆安排使用报告厅。
（三）一般情况下，报告厅的使用按申请时间的先后顺序进行安排，已经审批的各类活动如与学院临时安排的重要活动冲突，则服从学院统筹安排。
（四）图书馆受理申请后，将按时间和要求提供会场和相关服务。各单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的，须在预约使用日期前一天通知图书馆。
五、使用注意事项
（一）使用单位需严格遵守报告厅使用管理规定，并服从和配合报告厅管理员的管理。
（二）为了保证安全，参加会议人员不得超过座位数。
（三）使用单位（主办单位）应自行做好会务工作及自行布置活动场景，确定专人负责联络和协调工作。学生参与举办的活动，必须安排教师或管理人员全程参与指导和管理。
（四）使用单位要爱护报告厅内公共设施，除活动正常需要的会标或横幅外，未经图书馆人员同意，不得在报告厅内外随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。报告厅内外公共设施若因使用不当造成损坏，必须做出相应赔偿。
（五）使用单位要承担安全保卫职责，要安排专人做好安全巡查工作，对可能出现的安全问题及隐患要有防范措施，如遇意外情况，及时向有关部门报告；要注意防火安全，严禁在报告厅内使用明火，严禁在报告厅内吸烟。
（六）学术报告厅内的灯光、音响、消防等设施属固定专用设备，必须由专业工作人员进行操作，其他人员不得擅自操作。
（七）使用单位在报告厅组织开展活动期间，要保持会场安静、文明、卫生。禁止喧哗、打闹；禁止随地吐痰、乱扔杂物；禁止乱涂乱画。活动结束后，对报告厅进行清扫和整理。
六、本办法自发布之日起执行，并由图书馆负责解释。
二0一六年十一月三日
